Comptabilité

1/2/2012 : Syndic info de l'ABSA : ABSA SYNDIC INFO 12 2012.docx

25/01/2013 : Vous pouvez imprimer ou commander la brochure de 60 pages via le site suivant :

http://justice.belgium.be/fr/publications/plan_comptable_copropriete.jsp?referer=tcm:421-206805-64

3 août 2012 : L'arrêté Royal sur le plan comptable normalisé pour les copropriétés de plus de 20 lots est publié au moniteur de ce vendredi 3 août. Voir :

SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE
12 JUILLET 2012. - Arrêté royal fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires


RAPPORT AU ROI
Sire,
La loi du 2 juin 2010 modifiant le Code civil afin de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d'accroître la transparence de leur gestion insère dans le Code civil un article 577-8, § 4, 17°, qui dispose que les comptes de l'association des copropriétaires doivent être tenus « de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi ».
L'article 577-8, § 4, 17°, du Code civil prévoit toutefois que toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires.
L'arrêté que nous soumettons à la signature de Votre Majesté a pour objet d'établir un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires suivant lequel le syndic est chargé, conformément à l'article 577-8, § 4, 17°, du Code civil, de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée.
Dans son avis (49.838/2) concernant le projet d'arrêté royal de 2011, le Conseil d'Etat précisait ce qui suit :
« 1. L'article 577-8, § 4, 17°, du Code civil, qui sert de fondement au projet, habilite le Roi à établir le plan comptable minimum normalisé suivant lequel le syndic est chargé de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée.
Selon le rapport au Roi,
« En vue de tenir la comptabilité de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, l'utilisation de ce plan comptable doit être soumise à quelques règles. En conséquence, l'arrêté que le Gouvernement a l'honneur de Vous soumettre déclare applicables à la comptabilité des associations de copropriétaires certains articles de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises et de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés. »
L'établissement des règles relatives à la comptabilité des entreprises excède cependant l'habilitation précitée, à tout le moins lorsqu'elles vont au-delà d'une simple précision concernant les rubriques du plan comptable minimum normalisé. »
Il importe toutefois d'attirer l'attention sur l'article 108 de la Constitution coordonnée (ancien article 67 de la Constitution). Cet article dispose que le Roi fait les règlements et arrêtés nécessaires pour l'exécution des lois, sans pouvoir jamais ni suspendre les lois elles-mêmes, ni dispenser de leur exécution. Le Roi puise donc directement son pouvoir d'exécuter les lois dans la Constitution, si bien qu'il ne doit pas à nouveau être habilité à cet effet par le législateur. Dans le cadre de 'l'exécution des lois', le Roi doit, il est vrai, respecter les lois.
Il est admis tant dans la jurisprudence que dans la doctrine que la notion d''exécution de la loi' doit être interprétée au sens large.
C'est ce qui découle de l'arrêt Mertz de la Cour de Cassation du 18 novembre 1924 (1) : "Si le pouvoir exécutif, dans l'accomplissement de la mission que lui confère [l'article 67 de ] la Constitution, ne peut étendre ni restreindre la portée des lois, il lui appartient de dégager du principe de celles-ci et de leur économie générale, les conséquences qui, d'après l'esprit qui a présidé à leur adoption et les fins qu'elles poursuivent, en dérivent naturellement.' Cet arrêt montre clairement l'étendue du droit d'appréciation qu'accorde au Roi la jurisprudence quant à l'interprétation de la notion d''exécution de la loi" (2).
Mast et Dujardin décrivent la portée de la compétence réglementaire du Roi de la manière suivante (3) : "La loi, qui ne peut pas tout régler, doit se limiter à formuler des normes juridiques générales. Ces normes sont d'abord susceptibles de faire l'objet d'une application sensée, uniforme et donc équitable, lorsque les modalités d'exécution sont établies à l'avance par la mise en place de normes objectives. Le règlement administratif a pour objet l'établissement de ces mesures d'exécution. (...) Une interprétation au sens large de la notion d'exécution est donnée sur le plan considéré par l'article [67] de la Constitution. Si celui à qui la tâche d'assurer l'exécution de la loi sur le plan normatif est confiée ne pouvait exprimer que la volonté du législateur, le règlement d'exécution ne serait rien d'autre que la répétition du prescrit légal à exécuter et perdrait presque toujours son utilité.
Une administration efficace exige une autre conception de la fonction normative du pouvoir exécutif et il est un fait que la jurisprudence confère dans une large mesure au gouvernement le droit d'apprécier ce que requiert à ses yeux l''exécution' de la loi. En témoigne l'arrêt rendu le 18 novembre 1924 par la Cour de Cassation en chambres réunies. (...) Le Roi reste donc dans les limites de son pouvoir lorsque, agissant d'initiative pour l'exécution de la loi, il prend des mesures normatives afin de réaliser l'objectif que le législateur entendait atteindre. Pour autant qu'il s'abstienne d'étendre ou de restreindre la portée de la loi, il est donc, par le silence de la loi, libre de choisir les moyens susceptibles de conduire à un tel résultat".
Au vu de ce qui précède, nous ne pouvons suivre l'avis du Conseil d'Etat sur ce point. L'article 577-8, § 4, 17°, du Code civil confie au Roi l'établissement d'un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires. La loi n'impose en outre aucune restriction ou limite à l'action du Roi. En d'autres termes, le Roi peut librement choisir les moyens pour atteindre le but que s'est fixé le législateur. Compte tenu de l'objectif poursuivi dans le cadre de l'article 577-8, § 4, 17°, du Code civil, qui consiste à garantir que le syndic, dans l'intérêt de l'association des copropriétaires, tient les comptes de manière claire, précise et détaillée selon le plan comptable minimum normalisé établi par le Roi, et à la lumière de l'interprétation de l'article 108 de la Constitution et de ce qui en découle, l'article 577-8, § 4, 17°, du Code civil confère par conséquent au Roi la compétence nécessaire pour préciser à l'aide de règles bien définies l'utilisation du plan comptable par le syndic.
Afin que les comptes de l'association des copropriétaires soient tenus de manière claire, précise et détaillée, il convient de soumettre l'utilisation de ce plan comptable à quelques règles.
L'inventaire de l'association des copropriétaires devra être organisé conformément à ce plan comptable établi, qui sera joint en annexe à l'arrêté.
L'arrêté prévoit par conséquent que les éléments de l'actif sont évalués à leur valeur d'acquisition et doivent être portés au plan comptable pour cette même valeur, déduction faite des amortissements et réductions de valeurs y afférents. Toutefois, seules les immobilisations dont la valeur d'acquisition est corporelle doivent être enregistrées comme immobilisations. En d'autres termes, si ces biens ne sont pas enregistrés comme immobilisations, cela ne peut donner une image faussée du patrimoine de l'association des copropriétaires. Les immobilisations dont la valeur d'acquisition est incorporelle peuvent directement être reprises dans les charges.
(1) Cass., 18 novembre 1924, Pas. 1925, I, 25.
(2) DE MEYER, J., Beschouwingen over de Juridische grondslag van de Reglementering betreffende de Identiteitskaarten, R.W. 1950-51, p. 609-614 : MAST et DUJARDIN, Overzicht van het Belgisch Grondwettelijke Recht, Story Recht, 7e édition, 1981, p. 304 et note de bas de page 18 ainsi que la jurisprudence qui y est citée.
(3) MAST et DUJARDIN, o.c., p. 301 et p. 303-305.
J'ai l'honneur d'être,
Sire,
de Votre Majesté,
le très respectueux
et très fidèle serviteur,
La Ministre de la Justice,
Mme A. TURTELBOOM
12 JUILLET 2012. - Arrêté royal fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires
ALBERT II, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut.
Vu l'article 108 de la Constitution;
Vu le Code civil, notamment l'article 577-8, § 4, 17°, inséré par la loi du 2 juin 2010;
Vu l'avis n° 49.838/2 du Conseil d'Etat, donné le 19 septembre 2011;
Sur la proposition de la Ministre de la Justice,
Nous avons arrêté et arrêtons :
Article 1er. Toute copropriété de vingt lots ou plus à l'exclusion des caves, des garages et des parkings doit tenir une comptabilité faisant usage du plan comptable minimum normalisé annexé au présent arrêté.
Art. 2. La comptabilité des associations de copropriétaires doit couvrir l'ensemble de leurs opérations, de leurs avoirs et droits de toute nature, de leurs dettes, obligations et engagements de toute nature.
Art. 3. Toute comptabilité est tenue selon un système de livres et de comptes et conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.
Les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates, soit dans un livre journal unique soit dans un journal auxiliaire unique ou subdivisé en journaux spécialisés. Elles sont méthodiquement inscrites ou transposées dans les comptes qu'elles concernent.
Les comptes sont définis dans un plan comptable approprié à l'association de copropriétaires. Ce plan comptable est tenu en permanence tant au siège de l'association de copropriétaires qu'aux sièges des services comptables importants de l'association de copropriétaires, à la disposition de ceux qui sont concernés par lui.
Art. 4. Toute écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.
Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.
Art. 5. § 1er. Les journaux et livres comptables sont cotés; ils forment, chacun dans sa fonction, une série continue; ils sont identifiés par la spécification de cette fonction, par leur place dans cette série et par le nom de l'association de copropriétaires.
§ 2. Les livres et journaux sont tenus de manière à garantir leur continuité matérielle ainsi que la régularité et l'irréversibilité des écritures.
Art. 6. § 1er. Les livres sont tenus par ordre de dates, sans blancs ni lacunes. En cas de rectification, l'écriture primitive doit rester lisible.
§ 2. Les associations de copropriétaires sont tenues de conserver leurs livres pendant sept ans à partir du premier janvier de l'année qui suit leur clôture.
Art. 7. § 1er. Toute association de copropriétaires procède, une fois l'an au moins, avec bonne foi et prudence, aux opérations de relevé, de vérification, d'examen et d'évaluation nécessaires pour établir à la date choisie un inventaire complet de ses avoirs et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature relatifs à la copropriété ainsi qu'aux moyens propres qu'elle y a affectés. Les pièces de l'inventaire sont transcrites dans un livre. Les pièces dont le volume rend la transcription difficile sont résumées dans le livre auquel elles sont annexées.
§ 2. L'inventaire est ordonné de la même manière que le plan comptable de l'association de copropriétaires.
Art. 8. Les comptes du plan comptable qui ne présentent pas d'utilité pour une association de copropriétaires ne doivent pas figurer dans le plan comptable.
Art. 9. Les articles 25, §§ 1er et 2, 31, 32, 33, alinéa 1er, première phrase et alinéa 2, première phrase, 42, 45, 46, 49, 67, 68, 73, 74, 75 et 77 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés sont applicables à la comptabilité des copropriétaires, étant entendu qu'il faut y lire « inventaire » au lieu de « comptes annuels » et « association des copropriétaires » au lieu de « société ».
Art. 10. Les éléments de l'actif sont évalués à leur valeur d'acquisition et sont portés au plan comptable pour cette même valeur, déduction faite des amortissements et réductions de valeurs y afférents.
Par valeur d'acquisition, il faut entendre le prix d'achat, éventuellement majoré des frais accessoires tels que les impôts non récupérables et les frais de transport.
Art. 11. Le présent arrêté est applicable aux exercices comptables qui débutent à compter du 1er janvier 2013.
Art. 12. Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 12 juillet 2012.
ALBERT
Par le Roi :
La Ministre de la Justice,
Mme A. TURTELBOOM
Annexe a l'arrêté royal fixant un plan comptable minimum
normalisé pour les associations de coproprietaires
PLAN COMPTABLE
1. Dettes à plus d'un an
17 Dettes à plus d'un an
170 Emprunts subordonnés
171 Emprunts obligataires non subordonnés
172 Dettes de location-financement
173 Etablissements de crédit
1730 Dettes en compte
1731 Promesses
1732 Crédits d'acceptation
174 Autres emprunts
175 Dettes commerciales
179 Dettes diverses
2. Immobilisations et cautionnements
21. Immobilisation incorporelles (1)
211 Concessions, brevets, licences, savoir-faire, marques et droits similaires
213 Acomptes versés
23 Installations, machines et outillage (1)
24 Mobilier et matériel roulant (1)
25 Immobilisations détenues en location-financement (1)
251 Installations, machines et outillage (1)
252 Mobilier et matériel roulant
26 Autres immobilisations corporelles (1)
28 Cautionnements versés
(1) Ce compte ou ses subdivisions prévues au plan comptable de l'association des copropriétaires font l'objet de sous-comptes relatifs :
1° à la valeur d'acquisition;
2° aux amortissements ou réductions de valeur actés,
portant respectivement les chiffres 0 et 9 comme dernier chiffre de l'indice du sous-compte.
4. Créances et dettes à un an au plus
41 Créances
410 Capital appelé
4100 Acompte de fonds de réserve appelé
4101 Acompte de fonds de roulement appelé
416 Créances diverses
417 Créances douteuses
419 Réductions de valeur actées (-)
42 Dettes à plus d'un an échéant dans l'année (2)
420 Emprunts subordonnés
421 Emprunts obligataires non subordonnés
422 Dettes de location-financement et assimilées
423 Etablissements de crédit
1730 Dettes en compte
1731 Promesses
1732 Crédits d'acceptation
424 Autres emprunts
425 Dettes commerciales
429 Dettes diverses
(2) Le transfert à ces comptes des dettes à plus dun an ou de la partie des dettes échéant dans l'année ne doit être opéré qu'en fin d'exercice.
43 Dettes financières
430 Etablissements de crédit - Emprunts en compte à terme fixe
431 Etablissements de crédit - Promesses
432 Etablissements de crédit - Crédits d'acceptation
433 Etablissements de crédit - Dettes en compte courant (3)
439 Autres emprunts
(3) Ce compte n'est normalement alimenté qu'en fin d'exercice. L'écriture inverse est passée au début de la période suivante.
44 Dettes commerciales
440 Fournisseurs
444 Factures à recevoir (4)
(4) Les factures à recevoir peuvent également faire l'objet d'une subdivision du compte « 440 Fournisseurs » ou être rattachées aux comptes des fournisseurs.
45 Dettes fiscales, salariales et sociales
450 Dettes fiscales estimées
452 Impôts et taxes à payer
453 Précomptes retenus
454 Office national de la sécurité sociale
455 Rémunérations
456 Pécules de vacances
459 Autres dettes sociales
48 Dettes diverses
489 Dettes : valeurs reportées (5)
(5) En cas de valeurs excédentaires en fin d'exercice, ce solde est transféré au compte « 489 Valeurs reportées » via le compte « 693 Valeurs à reporter ». Ce compte doit faire l'objet d'une écriture inverse en début d'exercice avec le compte 700 et/ou 701.
49 Comptes de régularisation
490 Charges à reporter
491 Produits acquis
492 Charges à imputer
493 Produits à reporter
499 Comptes d'attente
5. Placements de trésorerie et valeurs disponibles
53 Dépôts à terme
530 De plus d'un an
531 De plus d'un mois et à un an au plus
532 D'un mois au plus
539 Réductions de valeur actées (-)
55 Etablissements de crédit
550 Fonds de réserve (6)
551 Fonds de roulement (6)
552 Autres comptes (6)
(6) Si un compte courant présente en fin d'exercice un solde en faveur de l'établissement de crédit, ce solde est normalement transféré à cette date au compte « 433 Etablissements de crédit - Dettes en compte courant ». L'écriture inverse est passée au début de la période suivante.
57 Caisses
58 Virements internes
6. Charges
61 Services et biens divers
610 Entretien et petites réparations de bâtiment, jardin et environs
6100 Protection anti-incendie
61000 Contrats d'entretien
61001 Extincteurs d'incendie
61002 Collecteurs d'incendie
61003 Lutte anti-incendie autres
61004 Alerte incendie et détection incendie
61005 Prévention incendie
61006 Entretien escaliers de secours/voies d'évacuation/coupoles d'évacuation de fumée
61007 Signalisation de sécurité/éclairage de secours
61008 Protection contre la foudre
61009 Autres
6101 Ascenseurs
61010 Contrôle ascenseurs
61011 Contrat d'entretien ascenseurs
61012 Entretien et réparations ascenseurs non compris dans contrat d'entretien
61013 Téléphone d'urgence ascenseurs
61014 Travaux d'adaptation ascenseurs
61015 Autres charges ascenseurs
6102 Installations électriques
61020 Contrôle installations électriques
61021 Contrats d'entretien
61022 Autre entretien installations électriques
61023 Entretien sonnettes et parlophones/vidéophones
61024 Rénovation installations électriques
61025 Groupes auxiliaires
61026 Air conditionné et traitement de l'air
61027 Extracteurs d'air et de fumée
61028 Vidéosurveillance
61029 Autres
6103 Sanitaires et chauffage
61030 Contrôle des installations
61031 Contrats d'entretien
61032 Autre entretien installations de chauffage
61033 Autre entretien surpresseur d'eau
61034 Autre entretien adoucisseur d'eau et traitement de l'eau
61035 Autre entretien conduites de chauffage
61036 Autre entretien conduites d'eau
61037 Autre entretien évacuation, égouts et installations de pompage
61038 Compteurs et relevé des compteurs
61039 Autres
6104 Menuiseries
61040 Contrats d'entretien
61041 Entretien porte de garage
61042 Entretien menuiseries externes
61043 Entretien menuiseries internes
61044 Balustrades et cloisons de séparation des terrasses
61045 Autres
6105 Nettoyage et traitement des ordures ménagères
61050 Nettoyage bâtiment selon contrat
61051 Nettoyage bâtiment autres
61052 Produits d'entretien nettoyage
61053 Matériel nettoyage
61054 Ordures ménagères/PMC/papier et verre selon contrat
61055 Ordures ménagères/PMC/papier et verre autres
61056 Produits ordures ménagères/PMC/papier et verre
61057 Contrôles
61058 Autres
6106 Jardins, parkings et chemins
61060 Entretien jardins et environs immédiats selon contrat
61061 Autre entretien jardins et environs immédiats
61062 Aménagement jardins et environs immédiats
61063 Entretien parkings, chemins et environs immédiats selon contrat
61064 Autre entretien parkings, chemins et environs immédiats
61065 Travaux de rénovation parkings, chemins et environs immédiats
61066 Travaux divers
6107 Entretien bâtiments
61070 Entretien fondations
61071 Entretien façades
61072 Entretien terrasses
61073 Entretien toits
61074 Entretien cheminées et canaux de ventilation
61075 Entretien caves
61076 Travaux d'entretien hall, cages d'escaliers, couloirs
6108 Piscine
61080 Contrôles
61081 Contrat d'entretien
61082 Autre entretien piscine/installations techniques
61083 Fourniture produits
61084 Surveillance
61085 Réparations piscine/installations techniques
61086 Autres
6109 Divers
61090 Contrats d'entretien
61091 Charges blanchisserie
61092 Charges récréatives (plaines de jeux, tennis, fitness, billard,...)
61093 Contrôle et surveillance
611 Travaux de rénovation et autres travaux exceptionnels
6110 Frais d'études et surveillance
6111 Rénovation
6112 Travaux de transformation
6113 Travaux d'extension
612 Fournitures à l'association
6120 Eau
61200 Redevance fixe et consommation
61201 Eau parties communes
61202 Sel pour adoucisseur d'eau
61203 Autres fournitures pour adoucisseur d'eau
61204 Fournitures pour traitement de l'eau
61205 Autres
6121 Electricité
61210 Electricité parties communes
61211 Electricité ascenseurs
61212 Electricité chauffage et sanitaires
61213 Autres
6122 Gaz
61220 Redevance fixe et consommation
61221 Autres
6123 Mazout
61230 Contrôles cuves
61231 Entretiens cuves
61232 Livraisons mazout
6124 Autres services collectifs
61240 Câblodistribution
6125 Autres fournitures
613 Honoraires, charges membres du conseil et charges commissaire interne aux comptes
6130 Honoraires
61300 Honoraires syndics
61301 Honoraires avocats
61302 Honoraires architectes/ingénieurs
61303 Honoraires experts
61304 Honoraires commissaire externe aux comptes
61305 Autres honoraires
6131 Charges membres du conseil (conseil de copropriété) et commissaire interne aux comptes
61310 Indemnités membres du conseil interne et commissaire interne aux comptes
61311 Frais de déplacement membres du conseil interne et commissaire interne aux comptes
61312 Autres charges conseil de copropriété
614 Assurances
6140 Assurance incendie
6141 Responsabilité civile
6142 Assurance accidents du travail
6143 Assurance volontaires
6144 Assurance membres du conseil interne et commissaire aux comptes
6145 Responsabilité professionnelle syndic non professionnel
6146 Assistance judiciaire
6147 Franchise
6148 Autres
615 Conciergerie
6150 Téléphone - Internet - gsm
6151 Electricité
6152 Eau
6153 Gaz
6154 Chauffage
6155 Télédistribution
6156 Charges
6157 Entretien
6158 Autres
616 Frais d'administration et de gestion
6160 Frais d'administration syndic
61600 Bureau et matériel de bureau
61601 Timbres
61602 Téléphone
61603 Autres
6161 Frais réunions
61610 Utilisation salles de réunion
61611 Consommations réunions
61612 Autres
6162 Traductions
61620 Traduction simultanée réunions
61621 Traduction documents
6163 Frais de procédure
61630 Frais de procédure recouvrement arriérés copropriétaires
61631 Autres frais de procédure
6164 Publications et modification des statuts
61640 Publication nomination syndic
61641 Modification des statuts
6165 Frais transfert de propriété
61650 Attestations article 577-11 Code civil
61651 Autres
6166 Frais divers gestion
61660 Communication d'informations sur Internet
61661 Frais d'accession à la propriété
61662 Frais archives
61663 Autres frais gestion
62 Rémunérations, charges sociales et pensions
620 Rémunérations et avantages sociaux directs
621 Cotisations patronales pour assurances sociales
622 Primes patronales pour assurances extralégales
623 Autres frais de personnel
624 Pensions de retraite et de survie
63 Amortissements et réductions de valeur
630 Dotations aux amortissements sur immobilisations
6301 Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles
6302 Dotations aux amortissements sur immobilisations corporelles
634 Réductions de valeur sur créances à un an au plus
6340 Dotations
6341 Reprises (1)
64 Autres charges
640 Taxes et redevances
641 Moins-values sur la réalisation des créances
642 Charges diverses
65 Charges financières
650 Frais bancaires et charges des dettes
657 Charges financières diverses
66 Charges exceptionnelles
69 Valeurs à reporter
693 Valeurs à reporter
7. Produits
70 Acomptes
700 Acomptes fonds de réserve
701 Acomptes fonds de roulement
75 Produits financiers
76 Produits exceptionnels
Vu pour être annexé à Notre arrêté fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires.
ALBERT
Par le Roi :
La Ministre de la Justice,
Mme A. TURTELBOOM 

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28 mai 2012 : Sortie de l'Arrêté Royal sur la comptabilité; Article du journal "Le CRI" de juin 2012. 

DERNIERES NOUVELLES 

ARRETE ROYAL COMPTABILITE ET REFORME DE L’IPI LES CHOSES BOUGENT.

Courant de ce mois de mai, le SNP a pu avoir différents contacts avec le Cabinet et l’Administration du Ministère de la Justice. Il en ressort que  l’Arrêté royal comptabilité des copropriétés est dans sa phase finale de préparation, une dernière réunion avec la Commission des Normes Comptables étant prévue fin mai-début juin.  

L’Arrêté devrait donc pouvoir être publié avant la fin du mois de juin. 

 

En parallèle à la demande du SNP les Députés fédéraux BROTCORNE (CDH) CLARINVAL (MR), MUSIN (PS), VAN CAUTER (OPEN VLD) et BECQ (CD&V) ont interrogé en Commission de la Justice de la Chambre la Ministre TURTELBOOM sur l’état d’avancement de ce dossier en rappelant que cela fera bientôt deux ans dans le prolongement de l’entrée en vigueur de la nouvelle loi sur la copropriété que cet Arrêté royal est attendu !!!

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20 mai 2012  Extraits du rapport de la commission de discipline de l'IEC contre le commissaire aux comptes.  Il a été blanchi, car sa mission n'était pas définie de manière précise. En clair il en a fait pour ses cents. C'est aux copropriétaires à s'assurer que leur syndic ne triche pas.

IEC

 

PV de la réunion du conseil du 5 mars 2012 concernant la plainte contre le commissaire aux comptes. 

Extraits du PV. 

Discussion 

Le commissaire au compte confirme qu’il n’effectuait pas de travaux de « contrôle » et qu’il n’avait pas mandat d’auditer les comptes. Il n’avait pas de lettre de mission et a agi en faisant comme son prédécesseur. Il vérifiait certains postes comme par exemple les soldes bancaires, la balance solde clients par rapport à la comptabilité générale.  

Il se rendait une demi journée par an sur place pour exécuter sa mission.  

Pas plus que la manière dont la comptabilité d’une copropriété devait être tenue, ma mission de l’éventuel vérificateur ne faisait l’objet d’un encadrement réglementaire.  

En l’absence  d’une description précise de la mission dans un texte légal ou réglementaire, et d’une lettre de mission, on peut se référer à la description de la mission de « vérification d’un projet de comptes annuels (rubrique C des comptes annuels) » telle qu’elle est proposée par l’IEC sur son site web (en ligne depuis 2008) :

 

Le professionnel effectuera un contrôle limité des comptes annuels présentés, dans le cadre de l’approbation de ceux-ci par l’assemblée générale.

La vérification consiste à rechercher si :

  • La centralisation de données a été effectuée d’une manière correcte et conformément à la législation comptable
  • Les comptes annuels présentés découlent sans addition ni omission directement de la balance des comptes
  • Les annexes comprennent :
    • Les règles d’évaluation arrêtées par l’organe de gestion.
    • Les dispositions applicables du Code des Sociétés.

Le professionnel n’est entre autres pas chargé :

  • du contrôle des stocks ;
  • de l’examen des commandes et travaux en cours ;
  • de la tenue des journaux légaux ou auxiliaires ;
  • d’un contrôle administratif ou interne

La mission ne comporte pas l’établissement de rapports ou attestations destinés à des tiers.

Cependant le professionnel établira un rapport sommaire destiné à l’organe de gestion, qui ne se clôturera pas nécessairement par une déclaration.

 

 

 La mission telle que décrite ci-dessus est une mission de contrôle limité pour laquelle il n’existe aucune norme technique ou recommandation de l’IEC.  

Cette description, qui n’est pas entièrement applicable en l’espèce puisque la comptabilité de la copropriété n’est pas tenue selon le schéma comptable valable pour les sociétés commerciales correspond toutefois :

  • aux explications que le commissaire aux comptes donnait dans son courrier du 30 janvier 2003 : Cette tâche consiste à vérifier la concordance entre les comptes annuels arrêtés au 31 décembre et les documents comptables.
  • Mon rapport ne débouche  pas sur la conclusion que la comptabilité est « toute à fait correcte » mais que les comptes annuels correspondent aux livres et documents comptables. »  

L’expert-comptable n’étant en l’espèce pas tenu à une norme contraignante, c’est essentiellement son jugement professionnel qui lui sert de guide dans l’exécution de sa mission.  

Les attestations du commissaire aux comptes ne laissent pas entendre qu’il aurait vérifié la répartition des charges entre copropriétaires et résidents et leur conformité par rapport aux dispositions du règlement de copropriété et aux décisions de l’AG.  

Quant à la situation réelle de la copropriété et le fait que les comptes n’en reflèteraient pas l’image fidèle, force set bien de constater que les attestations du commissaire aux comptes ne le prétendent pas non plus.  

Une attestation du caractère fidèle du patrimoine, de la position financière de la copropriété et des résultats des états financiers présentés ne pourrait être délivrée qu’à l’issue d’une mission de contrôle complet de la comptabilité. Une telle mission n’a jamais été confiée au commissaire aux comptes.  

Même s’il est possible que de nombreux copropriétaires attribuent à une telle attestation, par manque d’expérience ou de connaissance, une portée qu’elle n’a pas – ce qui n’est d’ailleurs pas démontré – on ne peut conclure du caractère limité de ce contrôle que les conclusions du commissaire aux comptes seraient fausses.  

____________________________________________________________

 

Je note ue l'IEC recommande :   Les comptes annuels présentés découlent sans addition ni omission directement de la balance des comptes (mis en gras dans le texte par moi-même). Ce qui est un de mes principaux reproches, il y a des entrées et des sorties financières qui ne sont pas reprises dans les comptes annuels qui nous sont présentés. Notre contrôle des extraits bancaires de l'année 2009, le prouve sans discussion possible.

Ce dimanche 20 mai, Michel Drucker recevait Jean Claude Gachassin, Patrick Sénastien, Jo Maso, Pierre Boniface Philippe Dintrans. Ils sont tous passionnés de rugby, tous ces gens étaient des passionnés, de gens qui voulaient être les meilleures en toute circonstances, des gens qui avaient la fièrtè  de leur passion et de leur métier. Des gens qui refaisaient le monde au cours de la troisème mi-temps.

Des gens qui respectaient leur sport.  Je déplore que certaines personnes n'aient pas ce respect de leur métier, ni la dignité de le pratiquer avec honneur et probité.

___________________________________________________________

 

23/04/2012 Rôle du commissaire aux comptes :  Article du CNIC

 

02/253 34 80    02/751 74 03   secretariat@cnic.be

 

 

 

Tâche 1 Du commissaire aux comptes : établir que l'information dans les comptes annuels présentés par le syndic soit "suffisante".

 

 

La nouvelle loi du 02 juin 2010 sur la copropriété en indivision forcée a ajouté un nouvel organe de tutelle obligatoire pour l’ACP (Association des Copropriétaires) est connue de tous. Par contre, quant aux obligations des tâches du commissaire aux comptes, celles-ci sont souvent ignorées dans les ACP’s.

 

Durant les mois à venir le service juridique du CNIC (Centre National d'Information pour Copropriétaires asbl) essayera de créer une image sur les 10 tâches les plus importantes du commissaire aux comptes, en éclairsissant spécifiquement chaque tâche dans les articles qui paraitront dans les lettres infos pour les membres.

 

Jusqu'à l’apparition de la nouvelle loi, peu d’ACP’s disposaient d’un commissaire aux comptes d’où le fait que dans pas mal d’ACP’s cette tâche spécifique de contrôle était confiée automatiquement au conseil de copropriété (jadis “conseil de gérance”). A ce jour le conseil de copropriété ne dispose plus des compétences de contrôle en ce qui concerne la gestion financière au sein de l’ACP.

Le contrôle du conseil de copropriété réside plutôt  dans un contrôle des tâches de gestion administratives et techniques.

 

La nouvelle loi du 02 juin 2010 désigne le commissaire aux comptes pour la compétence du contrôle de la comptabilité. Le contrôle des fonds de l’ACP (principalement le contrôle des prévisions budgetaires du fond du roulement et du fond de reserve proposés par le syndic (incluant la planification d’un retrait pour des travaux), …) peut être confié au commissaire aux comptes ou le conseil de copropriété, si cela est repris explicitement dans le règlement de copropriété.

 

Pour le suivi des travaux le conseil de copropriété peut se concentrer sur les travaux mêmes (concordance entre le cahier des charges/offres/factures et les travaux effectués) et le commissaire aux comptes sur le côté financier/technique de la facture  (qui est le debiteur, crediteur, tarif, tva,…) , et le paiement. Le conseil de copropriété peut parfaitement suivre la perception des revenus communs ou encore la répartition des charges entre les différents copropriétaires.

 

La loi ne prévoit aucune compétence légale pour le commissaire aux comptes et laisse le libre choix à l’ACP afin de les définir elle-même. La loi oblige toutefois l’ACP à détailler correctement et clairement les tâches attribuées et obligations dues par le commissaire aux comptes et de les reprendre dans le règlement de  copropriété (Article 577-8/2 C.C.). Le contrôle de l’état financier de l’ACP ainsi que la justification et la ponctualité des mouvements financiers effectués par le syndic fait partie de l’essentiel des compétences du commissaire aux comptes.

 

Aucun bâtiment n’est identique et donc il faudra trouver l’inspiration dans le droit des sociétés  ou la législation des ASBL’s. Chaque ACP devra elle-même vérifier quelles seront ces exigences spécifques qu’elle imposera à son verificateur aux comptes.

 

Une question importante pour le commissaire aux comptes est que l’information rendue par le syndic soit « suffisante ». Cette question est cruciale non seulement pour le commissiaire aux comptes lui-même mais aussi pour tous les copropriétaires. Afin que l’assemblée générale puisse approuver en connaissance de cause la gestion financière de l’exercice de l’année écoulée, cette info devra être complétée ou soutenue avec des pièces suffisantes, ce qui veut donc dire, que l’on ne dispose pas de trop, voir de trop peu, mais juste assez d’informations. Certaines pièces ne donneront aucune plus-value au contrôle de la comptabilité et sont parfois même inutiles. Elle peuvent être d’importance pour le traitement de la comptabilité elle-même par le syndic (ou ses préposés).

 

Un commissaire aux comptes lorsqu’il s’aperçoit de chiffres ont une forte différence avec ceux des prévisions approuvées et préalablement proposées pour approbation lors de l’AG , devra demander de plus amples informations au syndic.

 

Remarquons dès lors, que la fonction de commissaire aux comptes n’est pas à la portée de n’importe quelle personne. Il faut exiger de sa part, une certaine expertise en ce qui concerne la gestion financière à approuver au sein d’une ACP!

 

Une prochaine infolettre pour nos membres aura comme sujet la tâche 2 du commissaire aux comptes : Établir que les comptes annuels soient “corrects.

 

Ce sujet sera traité lors de notre Journée du Copropriétaire du 2 juin 2012 à Namur. Pour plus d'informations et inscription, rendez-vous sur le site : http://www.journeeducoproprietaire.be

 

  

Rédaction - asbl CNIC - MA

 

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Proposition de loi portant création de l'Institut des copropriétaires et syndics et visant à la reconnaissance et à la protection de la profession de syndic

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15/04/2012 les moyens de la preuve :

a) Quels sont les différents moyens de preuve?

Il existe cinq types de moyens de preuve en droit civil (ordinaire): la preuve littérale, la preuve testimoniale, les présomptions, l’aveu de la partie et le serment (déclarations sous serment) (article 1316 du c. civ.).

1. La preuve littérale (article 1317 du c. civ.) peut prendre la forme d’un acte authentique ou d’un acte sous seing privé. L’acte authentique est un document rédigé avec les solennités requises par un officier public habilité à cet effet (comme un notaire ou un officier d’état civil) et fait pleine foi, entre les parties et envers les tiers, de la convention qu’il renferme. Un acte sous seing privé reconnu signé par toutes les parties concernées et reproduit en autant de copies que de parties fait pleine foi entre les parties. Il doit être passé acte devant notaire ou sous signature privée, de toutes choses excédant une somme ou valeur de 375 euros (article 1341 du c. civ.).

2. La preuve par témoin (article 1341 du c. civ.) contre et outre le contenu des actes est irrecevable. S’il n’y a qu’une preuve littérale prima facie ou s’il est impossible de produire une preuve littérale, la preuve testimoniale sera admise.

 

3. Les présomptions (article 1349 du c. civ.) sont des conséquences que la loi ou le magistrat tire d’un fait connu à un fait inconnu. Les présomptions ne peuvent pas passer outre le contenu des actes, mais elles peuvent, à l’instar de la preuve testimoniale, constituer une preuve prima facie à compléter par une preuve écrite et remplacer les actes lorsqu’il est impossible d’en produire.

 

4. L’aveu qui est opposé à une partie (article 1354 du c. civ.) est ou extrajudiciaire ou judiciaire. L’aveu judiciaire est la déclaration que fait en justice la partie ou son fondé de pouvoir spécial et fait pleine foi contre celui qui l’a fait. L’aveu extrajudiciaire, en revanche, ne fait l’objet d’aucune prescription formelle.

 

5. Le serment (article 1357 du c. civ.) est soit déféré par une partie à l’autre (serment décisoire), soit déféré par le juge. Dans le cas d’un serment décisoire, la déclaration ne constitue une preuve concluante qu’en faveur ou en défaveur de la personne qui l’a faite.

 

La preuve en matière commerciale (article 25 du c. de com.) n’est pas réglementée, mais il existe un mode de preuve spécifique, à savoir la facture acceptée dans le cas des contrats de vente. Un commerçant peut toujours utiliser une facture acceptée pour créer une preuve valable, tandis que tous les autres documents écrits doivent émaner de la partie adverse pour pouvoir servir de preuve.

==========================================================================

J'en retiens la phrase:

"Un commerçant peut toujours utiliser une facture acceptée pour créer une preuve valable, tandis que tous les autres documents écrits doivent émaner de la partie adverse pour pouvoir servir de preuve."

Où les mots commerçant, acceptée, valable, ... ont une signification spécifique.

Dans mon cas le conseil de gérance et/ou le commissaire aux comptes ont acceptés des factures avant paiement SANS mandat explicite de l'AG.

 

_______________________________________________________________________

31/03/2012 : Proposition de loi du "PS" via Mesdames  Linda Mussin et Valérie Deom, sur le contrôle de la comptabilité de la copropriété et celle du syndic. VOIR :  http://www.dekamer.be/FLWB/PDF/53/2129/53K2129001.pdf

07/02/2012 : Lettre de mission entre l'ACP et le commissaire aux comptes.

Si votre commissaire aux comptes est un expert comptable, il lui est fortement recommandé de signer une lettre de mission, qui définira les limites de sa mission et comment l'accomplir, ainsi que ses honoraires et les conditions particulières à l'exécution de sa mission de commissaire aux comptes. Voir le lien suivant : http://www.iec-iab.be/fr/membres/Profession/Lettres-de-mission/pages/default.aspx

Chez nous le 17 décembre 2011, le couple infernal syndic/président du conseil de gérance, nous a suggéré d'accorder notre vote à leur candidat préféré. Comme il était absent, c'est le président de l'AG ou du conseil de gérance (il porte les deux casquettes) qui nous a présenté son curriculum vitae. Quant à la lettre de mission, nous n'en verrons jamais la couleur, quant au prix qui sera demandé, cela ne nous regarde pas, idem pour savoir comment il compte s'acquiter de sa mission. Il est vrai que chez nous les copropriétaires comptent pour du beurre, 95 % d'entre-eux ont délégué leur pouvoir au couple infernal. Eux ils font confiance, tant pis pour les 5 % restant, qu'on appelle les récalcitrants.

________________________________________________________________

28/12/2011 : Arrêt de la cour constitutionnelle sur l'application de l'art. 577 -8/2 du C.C.

Voir : http://www.const-court.be/public/f/2011/2011-187f.pdf

Heureusement chez nous, le commissaire aux comptes désigné est un conseiller fiscal, qui est expert comptable. Il a donc la compétence voulue pour réaliser son travail correctement. Nous verrons le 24 mars 2012, s'il nous apporte la transparence souhaitée dans notre comptabilité. Je lui souhaite de réussir sa mission, dans l'intérêt des copropriétaires.

Je note le point 5.3 de cet arrêt.

A.5.3. Le Conseil des ministres observe enfin que la gestion de la comptabilité de l’association des copropriétaires appartient à la compétence exclusive du syndic. C’est la raison pour laquelle la loi litigieuse professionnalise la fonction de syndic : il assiste les copropriétaires et il est soumis au contrôle de l’assemblée générale. Eu égard à la volonté du législateur de renforcer l’implication des copropriétaires, il est donc compréhensible que le commissaire aux comptes ne doive pas être nécessairement un réviseur d’entreprises ou un expert-comptable externe, puisque la compétence technique en matière de comptabilité revient au syndic.

Le 17 décembre 2011, Il nous a déclaré qu'heureusement qu'il avait un employé de l'ACP, pour gérer la comptabilité avec le comptable indépendant, car lui et l'ordinateur c'était de plus en plus incompatible. il est vrai qu'à 75 ans, on commence à avoir des difficultés à suivre. Pas de panique, pour répartir les mouvements financiers, il n'a pas besoin d'un ordinateur. Il fait cela avec un jeu de fléchettes. Mais comme sa vue diminue, cela n'est pas toujours exact.

______________________________________________________________________________

COMPTE RENDU INTÉGRAL COMMISSION DE LA JUSTICE  Mardi 20-12-2011 Après-midi 

07 Question de M. David Clarinval à la ministre de la Justice sur "la publication de l'arrêté royalrelatif aux comptes annuels des copropriétés" (n° 8239) 

David Clarinval (MR): Madame la ministre, le 2 juin 2010, la loi de 1994 sur la copropriété a été évaluée et adaptée. Il s'agit de changements que le Syndicat national des propriétaires réclamait depuis 2004. Cette loi avait pour objectif de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d'accroître la transparence de leur gestion, mais aussi de renforcer la participation des copropriétaires. 

L'évolution de la vie dans les copropriétés est un dossier auquel les pouvoirs publics doivent rester attentifs, car plus de 1,2 million de logements sont concernés par le régime de la copropriété et entre 3 et 4 millions de personnes y vivent. Mais un an après l'entrée en vigueur de cette loi, l'arrêté royal relatif à la comptabilité n'est toujours pas sorti. Or, il semblerait que le texte soit prêt depuis le mois de janvier. 

En effet, le 17 mai 2011, notre collègue Yvan Mayeur interrogeait votre prédécesseur sur le sujet, mentionnant qu'un plan comptable avait bien été établi par la Commission des Normes Comptables, qu'un arrêté royal ainsi que le rapport destiné au Roi sont prêts et qu'il ne manque plus que sa signature pour que cet arrêté soit publié. 

Votre prédécesseur lui a répondu qu'il avait effectivement demandé à la Commission des Normes Comptables de rédiger un projet d'arrêté royal, que ce projet avait été examiné avec tous les acteurs concernés, que quelques modifications devaient encore être apportées, mais que cet arrêté était prêt à 95 %. Il lui a assuré qu'il ferait le nécessaire pour publier ce texte dans un très bref délai.  

Cependant, près de sept mois plus tard, cet arrêté ne semble toujours pas avoir été publié. Dès lors, madame la ministre, où en est exactement le traitement de ce dossier? Existe-t-il un obstacle juridique ou autre qui empêche la signature de cet arrêté royal? La concrétisation de ce texte rencontre-t-elle des problèmes techniques?  

07.02 Annemie Turtelboom, ministre: Madame la présidente, cher collègue, le projet d'arrêté royal a été soumis pour avis au Conseil d'État le 16 juin 2011. L'avis contient plusieurs observations qui, selon mes services, rendent nécessaire une refonte de la structure du projet d'arrêté royal. Une fois que les remarques du Conseil d'État auront été analysées et que les adaptations utiles auront été introduites dans le projet, l'adoption de celui-ci sera alors finalisée.

Mes services ont contacté la Commission en lui demandant de bien vouloir communiquer un échéancier pour la transmission du texte. Je veillerai à ce que cette réglementation soit mise à la disposition des copropriétaires dans les meilleurs délais.   

07.03 David Clarinval (MR): Madame la ministre, merci pour ces informations, qui ont l'air en contradiction avec ce que votre prédécesseur avait dit, à savoir qu'il ne manquait plus que la signature. Les copropriétaires sont dans une situation vraiment difficile. J'espère que vous pourrez leur donner une réponse dans les plus brefs délais, car il y a urgence. 

____________________________________________________________________

L'institut professionnel des comptables fiscalites (IPCF), vient de faire une proposition de plan comptable pour les copropriétés. Pour rappel, la proposition de loi actuel, va imposer un plan comptable minimum normalisé fixé par le Roi, dans toutes les copropriétés d'au moins 20 lots. Il était temps, car chez nous, nous avons un plan comptable qui permet une gestion de trésorerie, ce qui est tout à fait inacceptable pour un comptable professionnel. De plus avec la gestion des services privatifs qui est mélangée avec la gestion de la copropriété, il sera impossible de se conformer à la nouvelle loi, notament pour la gestion des fonds de roulement et de réserve. il faudra des comptes bancaires séparés.Il serait plus que temps, que les copropriétaires prennent conscience que leur silence les conduit vers une impasse. Impasse qui risque de leur poser de gros soucis pour eux et pour leur porte-feuille. Voir en page deux du document ci-dessous :  http://www.ipcf.be/Uploads/Documents/doc_2110.pdf     

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Loi du 17 juillet 1975 

 

Art.6. Toute écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.
  Les ventes et prestations au détail pour lesquelles l'établissement d'une facture n'est pas requis, peuvent faire l'objet d'inscriptions journalières globales.
  Le Roi détermine les conditions auxquelles doivent répondre les pièces justificatives des inscriptions journalières globales visées à l'alinéa précédent.
  Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant dix ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.

Exemple du mode de fonctionnement comptable dans la copropriété.

En 2001, une personne occupe une chambre d'ami pour trois courts séjours (mars, juillet, décembre). Aucun enregistrement  comptable n'existe, aussi bien pour facturer le service que pour l'enregistrement du versement.  Le comptable indépendant de la copropriété et le président du conseil de gérance, affirment tous les deux, le coeur sur la main, que cette pratique ne pose aucun problème, car la confiance absolue règne dans la gestion. Il n'y a aucun doute l'argent dû, a certainement été remis dans la caisse.

Celui qui définit ce raisonnenment de spécieux, sera traité de malade et d'ennemi de la copropriété. Donc faites attention à ce que vous dites. Pourtant l'institut des experts-comptables, m'affirme que tout mouvement de caisse doit obligatoirement s'accompagner d'un document numéroté et daté. La loi sur la copropriété, dit que le conseil de gérance a pour mission principale de surveiller la gestion. Sans doute que faire confiance et surveiller, c'est chou vert et vert chou. Je vous laisse juge ! 

TRANSPARENCE DANS LA COMPTABILITE  (10/8/2007)

Ce qui est vrai pour une petite ASBL, devrait au moins l'être pour une grosse copropriété, me semble-t-il ?

 Je vous invite à visionner le site du gouvernement à ce sujet . 

http://www.just.fgov.be/img_justice/publications/pdf/69.pdf

Voir le chapitre 2 sur la transparence et spécialement le point 1.4 de ce chapitre. Je ne demande rien de plus que cela, est-ce vraiment inacceptable de la part de mon syndic ?

Refuser la transparence est automatiquement laisser la suspicion s'introduire. Accepter la transparence est le meilleur moyen de l'éviter.

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Comptabilité normalisée dans une copropriété. Nouveau décret, mis en application en France le 1° juillet 2007.(5/8/2007)

 http://www.logement.gouv.fr/IMG/pdf/Plaq_guide_compta_8_juin_2007.pdf

Nous espérons qu'avec l'ensemble des copropriétaires solidaires nous pourrons convaincre le monde politique d'en faire autant en Belgique. Vous constatez, que la transparence dans la gestion d'une copropriété, que je réclame en vain depuis 6 ans, n'est pas la fantaisie d'un malade.

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Comptabilité des copropriétés par Eric Causin

Dommage que notre bilan ne respecte pas ces critères !

Comptablité des associations de copropriétaires

a) IntroductionLa loi institue un régime de copropriété forcée des immeubles bâtis (articles 577-3 à 577-11 du Code civil) : les parties privatives (par exemple, les appartements) sont des propriétés individuelles, les parties communes (par exemple, le terrain et les halls) sont la copropriété des propriétaires individuels, les copropriétaires forment une association dotée de la personnalité juridique, la répartition des pouvoirs au sein de cette association ainsi que la gestion de celle-ci sont réglementées.

Toutefois, contrairement à la France, la loi belge ne réserve aucune disposition au régime comptable de ces associations. La pratique des associations de copropriétaires d'immeubles bâtis est, dès lors, variée et pas toujours sûre. Or, d'une part, le droit comptable contient des règles et des principes généraux applicables en matière de copropriété; d'autre part, l'intérêt individuel des copropriétaires et l'intérêt collectif de leur association commandent de soumettre leur comptabilité à un régime rigoureux.

b) Objet et fonctionnement d'une comptabilité de copropriété:

Dotée de la personnalité juridique, l'association des copropriétaires est un sujet de droit et, à ce titre, elle peut acquérir des biens, tant activement (des prérogatives patrimoniales) que passivement (des obligations patrimoniales). Pour éviter que les associations de copropriétaires deviennent des sociétés immobilières, la loi a limité leur droit d'acquisition aux meubles nécessaires à la conservation et à l'administration de l'immeuble. Même dans cette limite, cependant, toute association de copropriétaires est susceptible de disposer d'un patrimoine diversifié justifiant l'établissement périodique d'un bilan et d'un compte de résultats par la technique de la comptabilité en partie double.

A l'actif du bilan, on trouvera les dépenses d'investissement ("dépenses non périodiques")(par exemple, le prix du renouvellement d'une toiture), les créances envers les propriétaires, les placements de trésorerie et les liquidités. Au passif figureront les fonds propres (fonds de réserve et fonds de roulement) et les dettes (copropriétaires, organismes de crédit, fournisseurs ou autres).

L'association des copropriétaires devrait aussi disposer d'un compte de résultats annuels. En effet, l'association ne peut ni s'enrichir ni s'appauvrir. Or, même si elles sont utiles ou nécessaires à la conservation de l'immeuble, les "dépenses périodiques" (entretien et petites réparations) sont des charges, c'est-à-dire des sources d'appauvrissement du patrimoine de l'association, dans le sens où ces dépenses ne sont pas contrebalancées par l'acquisition de nouveaux biens durables ou par une augmentation de la valeur des biens durables existants. Pour empêcher cet appauvrissement, l'association doit répercuter ces charges sur les copropriétaires; ces charges sont donc compensées par des produits équivalents. Le compte de résultats a, précisément, pour objet de mettre ces charges et ces produits en évidence. En outre, les dépenses non périodiques doivent être annuellement amorties au titre de charges dans le compte de résultats, ce qui permet de planifier les appels au titre du fonds de réserve.

c) Avantages pratiques du bilan et du compte de résultats d'une copropriété:

L'établissement annuel d'un compte de bilan et d'un compte de résultats par la technique de la comptabilité en partie double, offre de multiples avantages: notamment, elle permet de suivre l'histoire des investissements, de connaître à tout moment l'état des créances et des dettes, et de pouvoir mesurer objectivement les montants qu'il convient de prévoir pour le fonds de réserve et pour le fonds de roulement.

Ces différents avantages révèlent leur intérêt pratique en diverses circonstances. Ainsi:

- En raison des ses qualités techniques, la comptabilité peut valoir à titre de preuve par présomption, notamment dans les relations entre la copropriété et les copropriétaires, lorsqu'il s'agit de justifier le montant des dettes de la copropriété. Le montant des dettes de la copropriété, en effet, se trouve prouvé par le simple fait que le total des fonds propres et des dettes est égal au total de l'actif du bilan.

- Il en va de même lorsque la copropriété doit justifier, vis-à-vis des copropriétaires, le montant des dépenses périodiques. A nouveau, les qualités techniques de la comptabilité permettent de montrer instantanément qu'aux dettes envers les fournisseurs ou autres correspondent, d'une part, des dépenses d'investissement et, d'autre part, pour la différence, les dépenses périodiques.

- Lorsque, comme le veut la loi, le notaire instrumentant la transmission de la propriété d'un lot, demande à la copropriété de lui communiquer le relevé de certaines dettes non exigibles, ce relevé sera facile à produire puisqu'il s'agira d'un simple extrait du bilan et, surtout, il sera probant puisque son montant total se justifiera, comme l'élément d'un puzzle, par sa place dans ce bilan.

- En cas de transmission de la propriété d'un lot, la loi fait une importante distinction: le copropriétaire sortant est créancier de sa part dans le fonds de roulement, mais pas dans le fonds de réserve, ce dernier servant à financer les dépenses non périodiques, c'est-à-dire les investissements. Les copropriétaires ont, de ce point de vue, un intérêt légitime à ce que le fonds de réserve soit maintenu à un niveau aussi bas que possible. Par contre, du point de vue de la bonne gestion de l'immeuble et dès lors aussi de la valeur vénale des lots, les copropriétaires ont également intérêt à procéder aux investissements utiles, donc à alimenter le fonds de réserve. La comptabilité en partie double contribue efficacement à l'équilibre pratique de ces intérêts contradictoires: en effet, comme tous les investissements sont répertoriés à l'actif du bilan et progressivement amortis, on peut suivre l'histoire de chaque euro investi et, sur cette base, planifier à la fois les investissements futurs et le fonds de réserve correspondant.

- Enfin, en cas de litige porté devant les tribunaux, seule une comptabilité en partie double permet de produire un ensemble d'informations et de justifications complet et cohérent, ce qui est de nature à simplifier significativement le débat judiciaire.

c) Inconvénients et limites de la comptabilité:

Le principal inconvénient de la comptabilité en partie double est sa technicité. Il est impossible d'utiliser cet outil sans disposer d'une connaissance technique minimale. En outre, le coût du recours à cette technique peut s'avérer disproportionné par rapport à ses avantages considérés concrètement. Par exemple, dans un immeuble comptant 3 copropriétaires et 10 factures par année, une simple conversation de quelques minutes suffira pour déterminer les droits et obligations de chacun, et pour arrêter les mesures de gestion des parties communes. Par contre, dans les copropriétés plus importantes, cet inconvénient ne fait pas le poids. La technique est simple à assimiler, les outils informatiques ne sont pas coûteux et ils simplifient considérablement le travail d'enregistrement comptable. En pareils cas, l'absence d'une comptabilité en partie double, ainsi que d'un bilan et d'un compte de résultats annuels, est une lacune importante qui, le jour venu, pourra être sanctionnée à titre de faute.

La comptabilité, néanmoins, comporte des limites intrinsèques qu'il convient de connaître pour que, en cas de discussion ou de contestation, le débat puisse porter sur les points faibles du système. Ainsi:

- La comptabilité ne sera pertinente que si le plan comptable a été bien conçu, de façon appropriée aux caractéristiques économiques et juridiques de la copropriété.

- Toute écriture comptable doit reposer sur une pièce, une pièce externe (exemple: une facture) pour les écritures correspondant à des décaissements ou à des encaissements, une pièce interne pour les écritures correspondant à des ajustements de valeur (exemple: amortissement).

- L'enregistrement comptable ne sera correctement réalisé que si les pièces sont correctement interprétées et qualifiées. Par exemple, il ne faut pas confondre une dépense périodique (charge) et une dépense non périodique (immobilisation). Ce travail demande des compétences techniques pour les cas les plus difficiles (en fait exceptionnels en matière de copropriété). En outre, parfois, la qualification prête à discussion et laisse une marge d'appréciation.

- Enfin, une comptabilité formellement parfaite peut contribuer à cacher des fraudes ou des légèretés, telles que des fausses factures, des paiements indus, des dépenses inutiles, etc.

d) Conclusion:

Hormis le cas des très petites copropriétés générant peu de dépenses, la comptabilité en partie double, assortie chaque année d'un bilan et d'un compte de résultats, est un outil utile et nécessaire pour la bonne gestion d'une copropriété.

Ses avantages sont multiples, bien supérieurs aux coûts correspondants. En outre, en cas de discussion ou de contestation, la comptabilité permet de faire l'économie d'une série de querelles ou de suspicions et de faire porter le débat sur des questions de fond.

La comptabilité en partie double est une obligation légale en France. Elle ne l'est pas en Belgique, mais les principes généraux du droit et le comportement normalement prudent et diligent que l'on peut attendre d'un syndic, justifieraient que la doctrine et la jurisprudence reconnaissent que son défaut est constitutif de faute, à tout le moins lorsque, en cas de litige, les comptes produits font apparaître des lacunes importantes.

 

 

e) Pour en savoir plus:

- France: Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, pris en exécution du décret n° 2005-240 du même jour.

- France: CORDIER, D., Travaux et comptabilité de la copropriété, Paris, Dalloz, Encycl. Delmas, 2ième éd., 1999.- 

Belgique: CAUSIN, E., Droit comptable de l'association des copropriétaires d'un immeuble bâti, in X. (sous la direction de: MERCKEN, D., DE PAGE, P., MERCKEN, T., DE STEFANI, I.), La copropriété forcée des immeubles ou groupes d'immeubles bâtis, Bruxelles, Bruylant, 2005, pp. 68-106. le 18 septembre 2005,

Monsieur C.,

 Votre excellent article "Comptabilité des associations de copropriétaires" est largement diffusé parmi les copropriétaires et leurs groupements.

Comme j'ai moi-même une certaine expérience des copropriétés et des comptabilités établies par les syndics, je souhaiterais vous faire part des réflexions suivantes.

Vous indiquez que, pour être conforme, une comptabilité de copropriété doit être en partie double. Les syndics répondent en chœur que c'est ce qu'ils font. Ils ne disent pas qu'ils mélangent quasi toujours les comptes de bilan avec les comptes de charges, que les investissements sont toujours traités comme des charges, qu'ils n'hésitent pas à procéder à des compensations pour dissimuler certaines opérations. Dans ces conditions, les comptes soumis aux copropriétaires sont loin de donner une image fidèle de la copropriété et de sa situation financière, de ses avoirs et de ses dettes.

De mon point de vue, votre article devrait insister sur la nécessité pour les syndics de respecter les règles comptables définies dans la loi du 17 juillet 1975 et ses arrêtés. Cette précision enlèverait aux syndics leur principal argument qui est d'affirmer que leurs comptes sont probants puisqu'ils répondent aux principes de la comptabilité en partie double. Ils omettent opportunément de dire qu'ils ne respectent pas du tout les règles comptables telles qu'elles existent dans notre pays.

Comme une copropriété ne peut ni s'enrichir ni s'appauvrir, le compte de résultats ne peut mentionner ni bénéfice ni perte. Si un bénéfice ou une perte est constatée, elle doit être annulée avant la clôture par une distribution du bénéfice aux copropriétaires ou par un appel de fonds de manière à équilibrer exactement les charges avec les produits.

De toute mon existence déjà longue, je n'ai jamais rencontré une comptabilité de copropriété qui traite un investissement comme il se doit, en le portant à l'actif du bilan et en procédant à des amortissements annuels. Tous les investissements, dont la valeur est prélevée sur le fonds de réserve, sont toujours traités comme des charges et donc amorti en totalité l'année où ils sont payés. Ils n'apparaissent jamais dans le bilan.

Dans les copropriétés, le fonds de réserve est souvent trop important. Les syndics et les copropriétaires ne veulent pas comprendre qu'il s'agit d'une provision pour investissements, grosses réparations, dépenses importantes imprévues qui ont la nature d'investissements. Les syndics ont l'habitude de puiser dans le fonds de réserve pour combler les dépassements de leur budget. Le fonds de réserve est ainsi utilisé pour dissimuler un excès de charges.

Ces quelques remarques ne saurait amoindrir les qualités ni l'excellente impression que procure la lecture de votre article qui, en peu de mots, fait le tour de la comptabilité des copropriétés et apporte aux copropriétaires une somme d'informations qui leur faisaient défaut. J'espère qu'ils en feront leur profit.

Meilleures salutations,

M. L.

Note : Monsieur C., a réagit positivement à cette correspondance et il a déclaré qu'il avait intégré les remarques dans l'article

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Commentaires

  • Bonjour,
    merci de tout coeur pour ces renseignements.
    Eloïse

  • Merci pour votre commentaire, cela m'encourage à perservérer, pour obtenir une meilleure gouvernance des copropriétés.

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